Overbosch Communicatie

Case

http://www.overbosch.nl/lib/media/3700_file1.jpg http://www.overbosch.nl/lib/media/3700_file2.jpg
Havenbedrijf op tournee Het Havenbedrijf Rotterdam wil weten wat er speelt bij mensen die in de directe omgeving van de haven wonen en werken. Waar ben je blij mee? Wat baart je zorgen? Hoe denk je dat we het beter kunnen doen? Dat krijg je alleen voor elkaar als je naar de mensen toe gaat en dus ging het Havenbedrijf op tournee langs de (deel)gemeentes in het havengebied. Aan ons de vraag om de tournee te organiseren, van uitnodiging tot verslag.

Elf bijeenkomsten De tournee werd gedragen door een informatiemarkt en een presentatie van de toekomstvisie van het Havenbedrijf. We deden elf locaties aan, waarvoor we de bewoners van dertien (deel)gemeentes uitnodigden. Hypsos verzorgde de inrichting, kleurig maar toch ingetogen en praktisch. Tijdens de informatiemarkt stonden gespecialiseerde medewerkers van het Havenbedrijf klaar om informatie te geven en vragen te beantwoorden. Dat resulteerde vaak in levendige gesprekken en soms ook in verhitte discussies tussen bezoekers, want natuurlijk waren er veel verschillende meningen en ervaringen. De belangrijkste thema’s waren bereikbaarheid, milieu, de aanleg van Maasvlakte 2 en de economische ontwikkeling van de haven. Twee keer per bijeenkomst presenteerde een directielid de toekomstvisie van het Havenbedrijf.

http://www.overbosch.nl/lib/media/3700_file3.jpg http://www.overbosch.nl/lib/media/3700_file4.jpg
Mijn plek in de haven Organiseer het maar... Een hele klus, want we wilden natuurlijk dat heel Heijplaat zou uitlopen om een kop koffie te drinken met de medewerkers van het Havenbedrijf. En Westland ook, dat van alle (deel)gemeenten uit de hele tournee het verst verwijderd ligt van de haven. Uit elke (deel)gemeente waar het Havenbedrijf langs zou gaan, vroegen we een bewoner om voor een poster en een uitnodigingskaart te poseren. De foto werd genomen op zijn of haar favoriete plek in de haven, en de quote op de poster en uitnodiging weerspiegelde het gevoel daarbij. Zo hadden we een visser uit Pernis en een matroos van de Aqualiner uit Heijplaat. Hun persoonlijke verhaal, en dat van alle andere mensen die we op de foto zetten, is te lezen op de website van het Havenbedrijf. De posters werden in de buurt opgehangen en de uitnodigingen werden huis-aan-huis verspreid.

Alles onder controle We produceerden onder meer affiches, kaarten, advertenties, factsheets, herbruikbare posters, roll-ups en intekenlijsten en zochten locaties, organiseerden catering, logobonbons, relatiegeschenkjes, parkeerplekken en zelfs een boot om de bezoekers naar Heijplaat te brengen. En het werkte, want de opkomst was vaak boven verwachting. Tijdens elke informatiemarkt waren we ook zelf aanwezig. Voor de puntjes op i van de inrichting, het checken van de maaltijden, het ophangen van de wegwijzers en wat zich op het laatste moment ook maar kon voordoen. Zo hadden we alles zelf onder controle en konden we daarna, samen met Constance van Duinen, de gasten ontvangen met een enthousiaste smile en een havenbedrijfpraline, oftewel de logobobon. Een heel andere tak van sport en nog leuk ook, voor de afwisseling natuurlijk.

Het verslag De medewerkers noteerden alle specifieke vragen in een daarvoor bestemd boekje. Vragen die niet direct beantwoord konden werden, kregen later een vervolg via de mail of telefonisch. Wij legden alle vragen vast die werden gesteld tijdens en direct na de presentatie van de toekomstvisie. Die twee samen vormden de basis voor de uitgebreide verslagen van de bijeenkomsten, die in pdf op de website zijn na lezen.

Vervolg In de evaluatie hebben we natuurlijk een voorstel gedaan voor een vervolg, want als je de aandacht eenmaal hebt, moet je die wel vasthouden.

http://www.overbosch.nl/lib/media/3700_file5.jpg http://www.overbosch.nl/lib/media/3700_file6.jpg
Havenbedrijf op tournee
Havenbedrijf Rotterdam N.V.
opdrachtgever
Havenbedrijf Rotterdam N.V.

uitwerking idee, interviews en eindredactie
Overbosch Communicatie

fotografie
Jacco Huijssen

ontwerp
Emiel Efdée

Meer cases

Koers ‘013personeelsblad van de afdeling RadiologieHavenbedrijf op tourneeOpstellen voor OpsteltenKwaliteitsimpuls Oostvoornse Meer

Overbosch Communicatie, Mathenesserdijk 414-j, 3026 GV Rotterdam, telefoon 010 476 16 99 / 06 19 56 40 92 / 06 49 97 28 79. Volledige contactgegevens...